Sunets tjänsteförvaltning
Benämning | Riktlinjer för Sunets tjänsteförvaltning | |
Beslutsfattare | Maria Häll, avdelningschef Sunet | |
Handläggare | Karoline Westerlund, projektledare | |
Ansvarig | Sunets ledningsgrupp ansvarar för riktlinjerna | |
Beslutsdatum | 2020-12-01 | |
Uppdateringar | 2022-08.30: tillägg av rollen tjänstesamordnare (TS) samt uppdateringar | |
Innehållsförteckning
...
3.
...
Förvaltningsstyrning – organisation, roller, ansvar
...
...
3.2. Beslutsforum – årlig förvaltning
förvaltning 4. Rollbeskrivningar
...
...
...
...
...
4.5. Verksamhetsutvecklare (metod- och processutvecklare)
...
4.6. Kundansvarig – Key Account Manager och Account Manager
...
4.7. Kontrakt och avtalsansvarig/controller
...
...
1. Förutsättningar
Dessa riktlinjer ska stödja arbetet med att skapa en enhetlig och tydlig styrning och en gemensam struktur av Sunets förvaltningsverksamhet avseende ansvar och roller.De ska också bidra till att skapa en ökad tydlighet för Sunets kunder. Förvaltningsarbetet ska bedrivas i överensstämmelse med Sunets övergripande måldokument och strategier. Sunets förvaltningsmodell ska vara ett stöd i arbetet med etablering av en ny tjänst eller förvaltning av en befintlig tjänst samt i beslut om avveckling av en tjänst.
...
3.1. Sunets förvaltningsorganisation
Sunets ledningsgrupp ansvarar för Sunets samtliga tjänster |
Stabsfunktioner till stöd för Sunets förvaltningsarbete Verksamhetsutvecklare - VU Kundansvarig - KA Kommunikatör – KOM Kontrakt och avtalsansvarig /controller |
Tjänsteägare - TÄ |
Tjänstesamordnare - TS |
Tjänsteförvaltare - TJF |
Specialister |
3.2. Beslutsforum – årlig förvaltning
Beslutsforum | Ansvarig roll | Uppgifter/Ansvar |
Sunets ledningsgrupp | Sunets Avdelningschef | · Ansvarar för förvaltningstjänstearkitekturen, FTA. · Ansvarar för etablering av tjänsteportföljerna. |
Styrnivå Godkänna, Besluta, Styra | Tjänsteägare (TÄ) Föredragande: Tjänsteförvaltare | · Beslutar om utökning/indragning av resurser inom beslutad budget. Budgetansvarig (i samverkan med Sunets controller). · Avtalsansvarig (i samverkan med Sunets Kontraktsansvarig). Fastställer årliga förvaltningsplaner för tjänsteportföljerna som del av Sunets verksamhetsplan. |
Samordningsnivå | Tjänstesamordnare (TS) | · Samordnar tjänsteportföljen på uppdrag av TÄ. |
Förvaltningsnivå Utarbeta, Bereda, Prioritera, Följa upp | Tjänsteförvaltare (TJF) Roller på operativ nivå adjungeras vid behov | · Utarbetar förslag till årlig förvaltningsplan som underlag till Sunets verksamhetsplan. · Bereder beslutsunderlag till TÄ/TS. · Verkar inom ramen för förvaltningsplanen. · Följer upp utfall mot förvaltningsplanen. |
Operativ nivå Utförarnivå | Tjänstespecialist Supportspecialist | Specificeras i förekommande fall. |
...
Definition |
Har det övergripande ansvaret för tjänsten, vilket inkluderar förvaltning, leverans och kvalité. Med grund i fastställd förvaltningsplan fattar tjänsteägaren beslut om tjänstens förvaltning och vilka roller som behöver besättas. |
Ansvar |
1. Tar emot och ansvarar för att en ny tjänst etableras efter beslut i Sunets ledningsgrupp. 2. Säkerställer att avtal finns samt att kontakter är etablerade med leverantören. 3. Säkerställer att tjänsten lever upp till krav på informationssäkerhet och säkerhetsåtgärder enligt beslutade lagar, förordningar och etablerade standarder. 4. Ansvarar för tillsättning av tjänstesamordnare och tjänsteförvaltare, hanterar kompetensutvecklingsbehov, genomför avstämning med chef. 5. Ansvarar för uppföljning av avtal, ekonomi, budget och juridiska frågor för tjänsten. 6. Ansvarar för årlig förvaltningsplan för tjänsteportföljen och input till Sunets verksamhetsberättelse. 7. Ansvarar för resursplanering och budgetramarna för tjänsten. 8. Säkerställa att supportprocessen är etablerad och fungerar. 9. Samordning med andra tjänsteägare, kundansvarig samt verksamhetsutvecklare. 10. Ansvarar för att dokumentation för tjänsten är korrekt. 11. Bevakar strategisk utveckling av tjänsterna med utgångspunkt i underlag från tjänsteförvaltarna 12. Tar fram och följer upp prissättning och budget tillsammans med Sunets ekonomiansvarige. 13. Initiera förändringar av tjänsterna inklusive avveckling av tjänsten. 14. Prioritera det löpande förvaltningsarbetet. |
...
4.3. Tjänstesamordnare (TS)
...
Definition |
För varje tjänst finns en eller flera tjänsteförvaltare som ansvarar för förvaltning av tjänsten enligt fastställd årlig förvaltningsplan. Tjänsteförvaltaren ansvarar för att upprätthålla forum/nätverk för tjänsten, behovsinventering, kravställning och beaktande av nyttjandeperspektivet. Tjänsteförvaltaren kanaliserar alla önskemål, behov och krav på ändringar i tjänsten, värderar och prioriterar dessa. Tjänsteförvaltaren säkerställer att behov/ändringar sammanställs till förvaltningsplan eller utförs enligt beslutad förvaltningsplan och budgetram. |
Ansvar |
1. Ansvarar för att ta fram underlag till årlig förvaltningsplan. 2. Avrapporterar till TÄ/TS. 3. Ansvarar för kontakter med leverantörens kontaktperson utifrån befogenhet från TÄ/TS. 4. Bereder och föreslår vidareutvecklingsåtgärder. 5. Bevakar att tjänsten stödjer användarnas krav och önskemål. 6. Bevakar att det finns en fungerande beställningsrutin av tjänsten. 7. Följer upp att informationskvalitet och informationssäkerhet upprätthålls. 8. Meddelar TÄ/TS om ändringsarbetet överstiger budget eller avviker från förvaltningsplanen. 9. Ansvarar för informationsspridning av tjänsten till existerande och vid behov potentiella användare av tjänsten. 10. Tar fram underlag till kontraktsskrivning med nya kunder. 11. Stödjer arbetet med tjänstens verksamhetsberättelse. 12. Tjänsteförvaltaren kanaliserar alla önskemål, behov och krav på ändringar i tjänsten, värderar och prioriterar dessa. Tjänsteförvaltaren säkerställer att behov/ändringar sammanställs till förvaltningsplan eller utförs enligt beslutad förvaltningsplan. 13. Föreslår beslut om godkännande/ underkännande av förändringar innan tjänsten tillgängliggörs. 14. Förbättra rutinerna för förvaltningsarbetet. |
...
4.5. Verksamhetsutvecklare (metod- och processutvecklare)
Definition |
Samverkan med Kundansvarig, Tjänsteägare, Kommunikatör, Tjänstesamordnare och Tjänsteförvaltare avseende Sunets processer och verksamhet. |
Uppgift |
Samordna och utveckla Sunets processer, arbetssätt, modeller och tillse att dessa är ändamålsenliga, dokumenterade och tydliga. |
Ansvar |
1. Samordnar utvecklingen och tillämpningen av Sunets processer, t.ex. behovsfångsprocessen, förvaltningsprocessen, verksamhetsmodel,l etc. 2. Jobbar aktivt med införandet av nya och ändrade processer och metoder, förvaltar och stöttar användandet av befintliga. 3. Följer upp användandet av metoder och processer. 4. Bidra till utveckling av nya/ändrade arbetssätt. 5. Uppföljning av kundrelationer. |
...
4.6. Kundansvarig – Key Account Manager och Account Manager
...