SWAMID har tagit fram en exempelmall för hur en "privacy policy" kan se ut om tjänsten använder entitetskategorin GÉANT Data Protection Code of Conduct för att få attribut överförda från en identitetsutfärdare (IdP) till tjänsten (SP). När ni gör en egen anpassning av mallen till tjänsten är det viktigt att gå igenom alla delar och kontrollera att er tjänst fungerar som beskrivet, annars behöver ni ändra texten. Text i grönt är stöd till er när ni anpassar innehålet innehållet och ska inte finnas med i slutgiltigt dokument.
...
Namn på tjänsten ska vara samma som mdui:DisplayName i tjänstens registrerade metadata i SWAMID.
Här beskriver ni beskrivs tjänsten på ett bra sätt riktat mot användare. En kärnfull sammanfattning på max 160 tecken av tjänstens beskrivning ska registreras i mdui:Description i tjänstens registrerade metadata i SWAMID.
...
<Beskrivande text om tjänsten, ca 1-2 stycken>textstycken>
Hantering av personuppgifter
...
Det är viktigt att beskriva exakt vilka uppgifter som överförs och dess syfte. Informationen ska förstås av vara tydlig för de personer som dokumentet är avsett för. Den tekniska representationen används för felsökning och ska vara attributnamn som används definierats i LDAP och används för felsökningattributets LDAP-specifikation.
Personuppgifter överförs från identitetsutfärdaren (din inloggningstjänst) till tjänsten för att säkerställa att du som användare får tillgång till din information i tjänsten samt för att ge dig ett användaranpassat gränssnitt.
...
Övrig behandling av personuppgifter i tjänsten
Här ska man beskriva det beskrivas vilken ytterligare behandling av personuppgifter och dess syfte som sker inom tjänsten, t ex genom inmatning av personuppgifter från användarens sida ifall tjänsten har en lokal användarprofil som användaren själv kompletterar med information som ej kommer från identitetsutfärdaren. Det handlar också om personuppgifter som kommer ifrån annan källa och knyts ihop med användaren i tjänsten. Tänk också på att personuppgifter som sparas i loggfiler och på andra ställen måste beskrivas.
Överföring av personuppgifter till tredje part
Här beskriver ni ska det beskrivas vilken (om någon) överföring av personuppgifter som sker till tredje part. Tänk på att entitetskategorin GÉANT Data Protection Code of Conduct v1.0 (http://www.geant.net/uri/dataprotection-code-of-conduct/v1) ställer medför kraftiga begränsningar på av vilka personuppgifter som får överföras till tredje part.
Utdrag ur GÉANT Data Protection Code of Conduct v1.0:
The Service Provider agrees and warrants:
f) [Third parties] not to transfer Attributes to any third party (such as a collaboration partner) except
a. if mandated by the Service Provider for enabling access to its service on its behalf, or
b. if the third party is committed to the Code of Conduct or has undertaken similar duties considered sufficient under the data protection law applicable to the Service Provider or
c. if prior consent has been given by the End User;
Rättslig grund
Under detta avsnitt ska ni beskriva det beskrivas under vilken rättslig grund enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) som personuppgifterna behandlas. Den rättsliga grunden är kopplad till ändamålet med behandlingen.
Tänk på att den rättsliga grunden samtycke ställer väldigt höga krav på frivillighet och kan därför väldigt sällan användas för tjänster som användaren en person använder i sin anställning eller i sina studier.
Rätt till registerutdrag, rättelse och radering av personuppgifter
Här beskriver ni ska användarens rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) beskrivas. Särskilt viktigt är åtkomst till personuppgifter, rättelse av personuppgifter samt radering av personuppgifter.
...
Rensning av personuppgifter
Här beskriver ni beskrivs översiktligt tjänstens regelverk om automatiserad rensning av personuppgifter inkl. hur länge dessa sparas då användaren inte längre använder tjänsten.
Personuppgiftsansvarig
Här beskriver ni beskrivs kontaktvägar till personuppgiftsansvarig resp personuppgiftsombudsamt dess företrädare (den som inom organisationen är ansvarig/förvaltare för tjänsten). Kontaktvägar ska även anges till organisationens dataskyddsombud. OrganizationDisplayName i tjänstens registrerade metadata i SWAMID ska vara samma som organisationsnamnet i detta avsnitt.
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter är <organisation> inkl. i vilket land personuppgiftsansvarig finns., <land>. Har du frågor om hur personuppgifter används och hanteras inom tjänsten tag kontakt med <e-postadress till tjänsteföreträdare>.
Dataskyddsombud Personuppgiftsombud är <namn>, <organisation>, <kontaktinformation>. alternativt Kontaktuppgifter till dataskyddsombud finns på <URL till informationssida med kontaktuppgifter till dataskyddsombudet>.
GÉANT Data Protection Code of Conduct
Denna tjänst följer det internationella ramverket GÉANT Data Protection Code of Conduct (http://www.geant.net/uri/dataprotection-code-of-conduct/v1) för överföring av personuppgifter från identitetsutfärdare till tjänsten. Ramverket är avsett för tjänster i Sverige, EU och EES som används av användare inom forskning och högre utbildning i Sverige, EU och EES.